Meer dan 1500 bedrijven. Over de 300.000 gebruikers in vijf landen. Technologiebedrijf Bringme uit Leuven heeft ogen en oren bij tal van klanten uit heel diverse sectoren, van klein tot groot. Dat geeft hen dan ook een scherpe blik op de trends die zich aftekenen in de markt. CEO Jo Vandebergh deelt zijn inzichten.
Jo Vandebergh
CEO
Bringme
1
Minder bezoekers dwingt tot reorganisatie
Bedrijven rekenen erop dat er minder klanten en leveranciers naar kantoor zullen blijven komen, ook na corona. Niemand zal nog zonder goede reden in de auto stappen, laat staan het vliegtuig nemen. Meetings via Teams en Zoom besparen kosten en tijd, om nog te zwijgen over het effect op de verkeersknopen en het milieu. De live meetings die nog op kantoor plaatsvinden, zullen eerder dienen voor onderhandelingen met klanten, oplossingsgerichte gesprekken met partners en leveranciers, enz.
Vandebergh: “Onze bestaande klanten, die werken met ons delivery management systeem, zijn nu vragende partij om de bezoekers met wie ze dan toch op kantoor afspreken, op een professionele manier te verwelkomen. En ze willen duidelijk maken dat ze de veiligheid van hun bezoekers ernstig nemen.”
2
Receptionistloos onthaal in opmars
Minder bezoekers, minder klanten, minder leveranciers, minder medewerkers op kantoor: dat resulteert natuurlijk in minder werk voor de receptionist. Veel bedrijven worstelen hier nu mee omdat de kosten van het onthaal nu niet meer in verhouding staan tot de baten. “Onze klanten vinden ook dat veiligheid niet tot de kerntaken behoort van hun receptionist,” zegt Vandebergh.
“Grotere bedrijven vragen ons om de repetitieve taken te automatiseren zodat ze hun receptieteams kunnen reduceren tot bijvoorbeeld één persoon die zich dan toespitst op het uitzonderingsmanagement. Kleinere bedrijven (tot 250 medewerkers) gaan meer en meer voor een volledig onbemande receptie en geven hun huidige receptionist een nieuwe rol of schrappen de functie.”
⮕ Download hier meer info over de onbemande receptie
3
Uniform toegangsprotocol voor een gezonde werkomgeving
Voor corona kregen medewerkers meestal een badge om de werkplek te betreden. Meer was er niet nodig. Maar nu zien bedrijven de toegevoegde waarde van een uniform veiligheidsprotocol voor zowel medewerkers als bezoekers. Vandebergh: “Bedrijven beseffen dat ze er alle belang bij hebben om de werkvloer veilig te houden en dus willen ze een protocol hanteren dat voor iedereen geldt.
De invulling hiervan verschilt van bedrijf tot bedrijf. De meest voorkomende maatregelen zijn een bezoekersbadge, veiligheidsinstructies, preventievoorschriften, een covid-risk-scan, verplicht handen ontsmetten en een verplichte koortsmeting bij griepperiodes. Vroeger gingen bedrijven er van uit dat de seizoensgriep er gewoon bij hoorde, maar nu willen ze ook die graag buitenhouden.”
4
Hybride werken vergt een andere interne logistiek
Zowel grote als kleine bedrijven zijn thuiswerken structureel aan het implementeren. En hybride werken brengt ook nieuwe noden mee. “Op dit ogenblik hebben onze klanten gemiddeld anderhalf tot twee telewerkdagen voor ogen,” zegt Jo Vandebergh. “Hierdoor moeten ze ook hun interne logistiek aanpassen. Het klaarleggen van documenten, post of IT-materiaal op een bureau is verleden tijd omdat de medewerkers vaak afwezig zijn.
Een ander voorbeeld zijn pakketjes van leveranciers: die kunnen niet zomaar blijven rondslingeren. Waar vroeger onze pakketautomaat, de Bringme Box, hoofdzakelijk werd gebruikt om pakketjes te ontvangen, zetten onze klanten de box nu ook vaak in om hun asset management en interne logistiek 24/7 te automatiseren. Op die manier liggen de leveringen gewoon te wachten op de medewerker, in plaats van omgekeerd.”
5
Minder kantoor-, meer flex- en ontmoetingsruimtes
Bijna al onze klanten zijn op een of andere manier hun kantoorindeling aan het herbekijken. Het is duidelijk dat de meeste kantoorruimtes worden gereduceerd. Om die reden zullen ze ook meer gaan werken met flexdesks. Die kunnen dan door verschillende medewerkers worden gedeeld, omdat er gestreefd wordt naar een efficiënte verdeling van de werkplekken. De vergaderzalen worden huiselijker en worden eerder brainstorm- en ontmoetingsruimtes. Anderzijds richten bedrijven ook e-meetingrooms in met meer technische geavanceerde installaties. “We merken dit omdat we steeds vaker de vraag krijgen om vergaderruimtes te integreren met ons visitor management systeem, de Bringme Desk. Niemand kan er dus nog om heen: door de coronacrisis zijn de werkplek en het bedrijfsonthaal in een recordtempo heruitgevonden.”