Elektronische facturatie is zowel op het vlak van efficiëntie als veiligheid een enorme stap vooruit. De Europese overheden werken daarom nauw samen met private spelers om de transformatie te realiseren. Philippe Moerman, Sales Director bij Billit legt uit.
Philippe Moerman
Sales Director bij Billit
Wat houdt de nieuwe Europese regulering PEPPOL precies in?
“Via PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) willen de Europese overheden afstappen van papieren en PDF-facturen. Die zijn immers inefficiënt en onveilig omdat ze manueel moeten worden gecontroleerd en overgetypt. Vandaag accepteren de Vlaamse overheden daarom al geen papieren facturen meer.”
“Ontvangen ze die toch, dan krijgt de verzender een verwittiging dat die niet kunnen worden betaald tot ze deze in de vorm van een elektronische UBL-factuur aankrijgen. Het komt er dus op aan om alle Europese ondernemers via hetzelfde elektronische formaat te laten werken dat ze met hun software onmiddellijk kunnen inlezen.”
“Met Billit staan wij aan de wieg van dit verhaal in België, want wij zijn hier het nummer één acces point.”
Welke rol spelen jullie?
“Wij hebben een gebruiksvriendelijk digitaal platform ontwikkeld waar ondernemers facturen kunnen aanmaken en die op eender welke manier kunnen opslaan en delen (via papier, e-mail met PDF of UBL-factuur en uiteraard ook via PEPPOL indien de ontvanger verbonden is).”
Via ons platform kan elke Europese ondernemer zich via zijn eID gratis kunnen aanmelden en zo in alle veiligheid elektronische facturen kunnen opstellen.
“Door via dat platform te werken, zijn ondernemers onbewust en zonder enige nood aan voorkennis al bezig met e-facturatie. Bij hen start alles. Als zij geen elektronische facturen opstellen, dan kunnen hun boekhouders én klanten die niet als dusdanig verwerken.”
“Voor de boekhouders wordt het vervolgens heel eenvoudig om alles in hun software in te laden. Zij moeten niets meer manueel overtypen. De data zijn immers al beschikbaar doordat de ondernemer zijn facturen heeft aangemaakt via Billit. Op die manier doen we op een drempelloze manier aan procesautomatisatie.”
Welke impact heeft het op de opvolging?
“Met Billit krijgen ondernemers 24/7 een zicht op de status van hun inkomsten en uitgaven, vanop eender welk toestel. Die status staat duidelijk aangegeven als ‘betaald’, ‘vervallen’, ‘over datum’, enz.”
“Ook het aantal dagen dat de factuur over datum is, staat vermeld. Zo hebben ondernemers te allen tijde een stand van zaken van hun bedrijf en kunnen ze meteen actie ondernemen. Dankzij een koppeling met hun bank kan het systeem ook automatisch controleren of facturen correct betaald zijn. Is dat niet het geval, dan krijgen ze daar een melding van en kan meteen een herinnering worden verstuurd naar de betreffende klant.”
“Voor ondernemers is dat een enorme meerwaarde, want velen onder hen verspillen momenteel nog hun zondagnamiddag aan het doorpluizen van ellenlange Excelsheets en van alle betalingen die op hun bankrekening zijn binnengekomen. Vervolgens moeten ze al de betalingen die nog niet gebeurd zijn ook nog eens manueel herinneren via e-mail of telefoon.”
Wat met de aankoopfacturen?
“Ook alle types van aankoopfacturen kunnen via dit platform automatisch worden verwerkt. Momenteel zijn dat meestal nog PDF’s. Dat is normaal gezien echter geen documenttype waar je data automatisch kan uithalen.”
“Het is op dat vlak zelfs even inefficiënt als een papieren factuur. De data moeten dan immers evenzeer manueel worden gecontroleerd en overgetypt door de ondernemer of de boekhouder die de factuur ontvangt. In feite is dat een nutteloze taak, omdat de partij die de factuur heeft opgesteld dat hoogstwaarschijnlijk ook op een computer heeft gedaan.”
Ondernemers krijgen 24/7 een zicht op de status van hun inkomsten en uitgaven, vanop eender welk toestel.
“Via een intelligente OCR-scan slagen we er gelukkig toch in om de data in PDF facturen te herkennen en automatisch in te verwerken. Ziet die OCR-scan iets niet of fout, dan kan de ondernemer dat aanvullen. Op basis van die manuele aanpassingen zal artificiële intelligentie ervoor zorgen dat het platform leert en de volgende keer ook die data automatisch en foutloos zal herkennen en verwerken.”
“Het is natuurlijk nóg efficiënter als zowel de versturende als ontvangende partij hetzelfde formaat hanteren, zodat de ontvangende partij binnen de twee seconden en zonder enige manuele handeling de data kan inlezen in zijn eigen softwarepakket. Dat zou een enorme tijds- en geldbesparing opleveren.”
“Dat is alvast waar men met de eenmaking van de Europese markt naartoe wil. Een Belgische ondernemer zal hierdoor puur op ondernemingsnummer een elektronische factuur kunnen sturen naar eender welke andere ondernemer in Europa.”
Hoe garanderen jullie de veiligheid?
“Zopas hebben we van de EU een subsidie verkregen in het kader van de eID. In een wereld van digitale en geautomatiseerde facturen is het immers belangrijk om de kans op fraude te minimaliseren.”
“Zowel bij het aanmaken als het goedkeuren en betalen van de factuur blijft controle vereist. Een login en paswoord zijn alvast niet veilig genoeg. Iedereen kan daarmee immers een account aanmaken. Door zich daarentegen via een eID te registreren, kan de overheid via de Kruispuntbank van Ondernemingen erkennen dat die persoon een mandaat heeft binnen de onderneming.”
“Met de zopas verkregen Europese subsidie zullen we het voor eender welke Europese ondernemer mogelijk kunnen maken om zich via zijn eID gratis aan te melden en zo in alle veiligheid elektronische facturen op te stellen.”
“Daarnaast werken we ook mee aan een Europees subsidieproject in het kader van upgrades en verbeterde infrastructuur. Alle Europese access points moeten daar compatibel mee worden. Ten slotte dragen we ook bij aan een subsidieproject om meerdere standaarden toe te laten, zodat we het bereik van e-facturen verder kunnen vergroten.”
