De inrichting van een werkplek kan een wereld van verschil maken op het vlak van creativiteit, employer branding en customer centricity. “Wanneer sollicitanten bij jou op kantoor komen, hangt hun eerste indruk af van hoe dat kantoor er uitziet”, vertelt Matthias de Clercq, Chief Commercial Officer bij nexxworks.
Tekst: Joris Hendrickx – Foto’s: Kris Van Exel
Hoe zorg je ervoor dat een werkplek creativiteit stimuleert?
“Het is moeilijk om daarop te antwoorden, want er bestaat in feite geen gouden formule voor. Er zijn natuurlijk wel de klassiekers die je om te beginnen al niet uit het oog mag verliezen. Zorg bijvoorbeeld voor voldoende natuurlijk licht, gemakkelijke bureaustoelen en felle kleuren die voor afwisseling zorgen.”
“Het is namelijk wetenschappelijk bewezen dat felle kleuren een enorme impact kunnen hebben op de inspiratie van werknemers. Zo staat blauw er in het bijzonder voor gekend om inspiratie op te wekken.”
“Natuurlijk moet je ervoor zorgen dat je als bedrijf ook uitstraalt wie je bent. Zo staat op onze kantoren alles in het teken van innovatie.”
“Daarom waren we bijvoorbeeld een van de eerste kantoren waar er op iedere bureau een smart speaker stond. Het maakte in feite niet uit waarvoor medewerkers die gebruikten. De bedoeling was vooral om hen kennis te laten maken met zulke innovaties en zo hun creativiteit te stimuleren.”
Wat met de omgeving rondom de bureau?
“Ook die omgeving kan inderdaad een enorme impact hebben. Zo is het bijvoorbeeld zeer interessant als er in de buurt ruimte is voor een walking meeting. Mensen kunnen dan samen een luchtje gaan scheppen en tegelijk overleggen over bepaalde werkthema’s. Door te wandelen ben je in beweging en ontstaat er meer vrijheid om out-of-the-box te denken.”
“Groene ruimte in de buurt van je kantoor biedt meteen ook de mogelijkheid om tijdens de lunchpauze even te gaan joggen, waardoor je vervolgens terug helemaal fris de rest van de werkdag kan aanvangen.”
Je kantoor moet overeenstemmen met hoe je je als bedrijf op je website en in andere communicatie voorstelt.
“Op kantoor voorzie je best voldoende vrije ruimte. Er bestaan hiervoor wettelijke voorschriften, maar zeker tussen de bureaus in ga je best voor meer dan het wettelijke minimum.”
“Door mensen te kort op elkaar te zetten, zullen ze elkaar immers op alle mogelijke manieren storen. Zo remmen ze elkaars creativiteit. Er moet ook ruimte zijn om eens goed gek te doen. Veel bedrijven plaatsen in dat kader onder meer een pingpongtafel op kantoor, wat al heel positief is.”
“Het is daarnaast zeker de moeite om aan je werknemers zelf te vragen wat zij graag op kantoor zouden hebben. Daarbij dien je twee voorwaarden te stellen: mensen moeten het samen kunnen doen én er moet beweging aan te pas komen. Men zit tijdens de werkuren immers al genoeg stil aan een bureau. Samen bewegen, zorgt opnieuw voor een inspirerend kader.”
Wat kan een inspirerende werkplek betekenen voor je employer branding?
“Een inspirerende werkplek kan op dat vlak een zeer grote invloed hebben. Wanneer sollicitanten bij jou op kantoor komen, dan bepaalt het uitzicht van het kantoor hun eerste indruk.”
“Voor hen zegt dat immers het meeste over wie jij als bedrijf bent en of het een aangename plek is om te werken. Ze moeten op basis daarvan zin krijgen om bij jou 5 dagen per week door te brengen, en dat effect krijg je niet met een muf en inspiratieloos kantoor.”
“Je kantoor moet overeenstemmen met hoe je je als bedrijf op je website en in andere communicatie voorstelt. Verkoop je jezelf als dynamisch, creatief en flexibel, dan moeten de inrichting en de sfeer in je kantoor dat ook zijn. Is er een mismatch, dan zal de kandidaat dat heel snel doorhebben en staat het bijna vast dat hij of zij niet voor jou zal willen komen werken.”
Er moet ook ruimte zijn om eens goed gek te doen. Veel bedrijven plaatsen in dat kader onder meer een pingpongtafel op kantoor.
“Met een leuk kantoor kan je trouwens meer doen dan een aangename werkplek creëren voor je werknemers en een goede indruk geven aan sollicitanten. Je kan er ook mee uitpakken in je communicatie. Door via al je online en offline kanalen foto’s en video’s te delen waarin jouw kantoor op een of andere manier te zien is, krijgt ook de rest van de buitenwereld een idee van hoe het is om bij jou te werken.”
Hoe kan je anderzijds een werkplek creëren die customer centricity in de hand werkt?
“Enkel en alleen je kantoor customer centric maken, zonder die oefening ook in de rest van je organisatie te doen, heeft weinig zin. Zo’n kantoor kan wel versterkend en inspirerend werken voor andere initiatieven op dat vlak, maar het zal er nooit op zichzelf voor zorgen dat de rest van de organisatie volgt. Het is dus zeer belangrijk dat je het holistisch aanpakt.”
“Het is bijvoorbeeld zeer leuk om in het kantoor feedback te tonen van klanten. Of dat nu gebeurt in de vorm van foto’s, video’s, teksten op de muren, klantentevredenheidscijfers,… zolang het maar rechtstreeks en onversneden van de klant komt. Het hoeft dus niet enkel een goednieuwsshow te zijn.”
“Sommige bedrijven gaan daar zelfs verder in en tonen op schermen alle social media feeds rond bepaalde hashtags die gelinkt zijn aan hun bedrijf. Dat zorgt ervoor dat alle werknemers continu zien wat er bij de klanten leeft. Zo zullen ze daar ook sneller op kunnen inspelen.”