Nu het aantal knelpuntberoepen alsmaar groter wordt, is het belangrijk om de mensen die je hebt zo slim mogelijk in te zetten. Dat is voor veel bedrijven een uitdaging, zeker wat betreft het organiseren van shifts en routes. Het Gentse softwarebedrijf Timefold ontwikkelde hiervoor een AI-tool die dit proces volledig automatiseert. Het resultaat: minder tijdverlies, meer productiviteit en…gelukkigere werknemers.
Timefold ontstond uit het open source software-project OptaPlanner, waar Geoffrey De Smet al begin jaren 2000 aan begon te programmeren. De tool kreeg onderdak bij het bekende bedrijf Red Hat, maar na de overname van Red Hat door IBM werd de stekker er in 2022 uitgetrokken. “Daarop besloot ik er een zelfstandig bedrijf van te maken en toen ontmoette ik serial entrepreneur Maarten Vandenbroucke”, vertelt Geoffrey. “Die zag het idee zitten…en Timefold was geboren.”
We willen de manier waarop mensen werken, positief beïnvloeden.
Zeer lastige puzzel
“We willen de manier waarop mensen werken, positief beïnvloeden”, legt De Smet uit. “Dat doen we door werknemers meer evenwichtige en gepersonaliseerde werkdagen te bieden, planners automatisch planningen te laten opmaken en aanpassen én leidinggevenden de tools te geven om hun operaties strategisch bij te sturen. Timefold helpt shiften opmaken voor alle mensen die niet van 9 tot 5 werken, denk aan verplegend personeel, veiligheidspersoneel, retailmedewerkers, enz. Daarbij wordt met alle mogelijke parameters rekening gehouden: wie woont waar, wat zijn de voorkeurshiften, is er ergens personeelstekort, noem maar op. Een tweede doelgroep zijn mobiele workforces. Hiervoor richten we ons bijvoorbeeld op technici van Proximus en Telenet, maar ook onderhoudstechniekers van spoorwegen of liften. De software helpt te bepalen wie wat wanneer doet. Dat is vaak een zeer lastige puzzel, die meer mogelijke uitkomsten heeft dan er atomen in het universum zijn (lacht). Wiskundigen noemen dat het Vehicle Routing Problem. Onze software onderzoekt duizenden mogelijke oplossingen per seconde en kiest daaruit de beste.”
Een probleem? Geen probleem
“Ook hier spelen allerlei parameters een rol”, vervolgt De Smet. “Kiezen we bijvoorbeeld de kortste of de snelste route? Of is de kortste route al de snelste? Welke klant wordt prioritair behandeld – omdat hij een ernstig probleem heeft – en bij wie kan het wat langer wachten? Ook met de voorkeuren van de technieker wordt rekening gehouden. Iemand wil bijvoorbeeld enkel in Oost-Vlaanderen werken omdat hij in Brussel de weg niet kent? Of iemand wil graag exact om 17u stoppen omdat hij zijn kinderen in de crèche moet halen? Allemaal geen probleem. Zelfs het gegeven dat persoon A liever niet wil samenwerken met persoon B komt voor. We zorgen ook dat reistijden zo beperkt mogelijk worden gehouden, want net dat is een van de grootste klachten die werknemers over hun job hebben.”
Onze software onderzoekt duizenden mogelijke oplossingen per seconde en kiest daaruit de beste.
Gelukkige klanten én werknemers
Door je workforce zo goed mogelijk te gebruiken – in beroepen die vaak al overbevraagd zijn – helpt Timefold zowel zijn klanten als werknemers gelukkig te houden. “Op die manier is het ook een tool die helpt om aan retentie te doen”, aldus Vandenbroucke. “Er zijn al zo weinig techniekers en verpleegsters. Met Timefold kan je ze optimaal inzetten en dat op een manier waar ook zij tevreden mee zijn. Voor bedrijven geeft het ook de mogelijkheid om hun planning volgens hun eigen criteria te sturen. Vinden ze productiviteit belangrijk? Of eerder ecologie? Of eerder het welzijn van hun mensen?” Momenteel worden wereldwijd al miljoenen personeelsleden via Timefold aangestuurd, onder meer bij Lufthansa, Deutsche Bahn, NEC en Subaru. België is al bij al maar een kleine markt voor het bedrijf. Veruit de meeste klanten bevinden zich in andere Europese landen en de Verenigde Staten. “Een uitdaging voor ons bij het aanbieden van deze tool is dat bedrijven nog steeds vrezen dat dit een complexe, tijdrovende en dus dure oplossing is”, aldus De Smet. “Maar dat is het niet meer, daarom laten wij prospects de software een week testen op basis van hun eigen data. Zijn er nog hiaten in functies die ontbreken? Dan kunnen we die nog toevoegen, maar intussen zijn we al op het punt gekomen dat dat zeldzaam wordt.”
Stevige groeiplannen
“De toekomst van het bedrijf oogt alvast rooskleurig”, stelt Vandenbroucke trots. “We zijn volop bezig met een nieuwe financieringsronde die ons richting een nieuwe groeifase moet katapulteren. Over twee jaar willen we ons team zien groeien van veertig naar honderd mensen en moet onze omzet maal tien gaan.”
