Home » News » Tools helpen om workplace management te optimaliseren
Facility management

Tools helpen om workplace management te optimaliseren

In samenwerking met
In samenwerking met

Door een combinatie van macrotrends krijgen facility managers te maken met meerdere spanningsvelden in de werkomgeving. Met de juiste tools kunnen zij hier gelukkig snel en makkelijk een gepast antwoord op bieden.

Bram Aarntzen,
Solution Director bij Planon Software

Met welke macrotrends krijgen organisaties momenteel zoal te maken?

“Na de coronapandemie is het duidelijk dat we ons moeten voorzien op nieuwe pandemieën die ons mogelijk in de toekomst kunnen treffen. Alles zal afhangen van hoe snel en goed we hierop kunnen inspelen. Daarnaast zullen de geopolitieke spanningen tussen het Westen, Rusland, China en Taiwan zeker nog voor verschuivingen zorgen in diverse sectoren en vervolgens een impact hebben op de manier waarop we werken. Ook nieuwe vluchtelingenstromen en de sluimerende vergrijzing zullen onze samenleving verder onder druk zetten.”

Facility managers dienen een community te faciliteren onder de werknemers én tegelijk in te spelen op hun individuele behoeftes.

“Bovendien denken steeds meer mensen erover na om over te schakelen van werken in dienstverband naar werken als zelfstandige. Dat heeft dan weer een impact op werkgevers, want die raken hierdoor hun vaste werknemers kwijt en krijgen het bv. moeilijker om verbondenheid te creëren met die zelfstandigen.”

Welke impact hebben deze trends op facility management?

“Facility managers dienen een community te faciliteren onder de werknemers én tegelijk in te spelen op hun individuele behoeftes. Daarnaast kunnen de voordelen van een centraal kantoor (bv. community gevoel, sociale contacten, samenwerken, creativiteit,…) haaks staan op de duurzaamheidsdoelstellingen. Zelfs op de piekmomenten is het kantoor immers amper voor de helft gevuld terwijl het wel moet worden gekuist, verwarmd en gekoeld.”

We hebben een workplace engagement app waarin we volop nieuwe ontwikkelingen voorzien die de totale werkplekbeleving verbeteren.

“Verder is er het fysiek op kantoor werken versus online en vanop afstand werken. Brainstormen verloopt echter veel minder creatief online dan wanneer je echt samen kan zitten. We evolueren ook steeds meer naar locatieonafhankelijk werken in plaats van in één centraal kantoor. Door al deze spanningsvelden neemt de vraag aan begeleiding door facility managers toe. Wij kunnen hen alvast in meerdere domeinen helpen om het workplace management de optimaliseren: business resilience, employee engagement, IoT en point solutions.”

Welke rol hebben facility managers op vlak van business resilience?

“De continuïteit en veerkrachtigheid van je organisatie moet worden gewaarborgd. Facility managers spelen daar een belangrijke rol in door het uitvoeren van je kernactiviteiten onder alle omstandigheden te faciliteren. Alles start met een uitgebreide rapportering, dashboarding en business intelligence. Zo krijg je een duidelijk overzicht in hoe alles in het verleden verliep, hoe het nu loopt en met welke mogelijke scenario’s je in de toekomst rekening moet houden.”

We zorgen voor een technologische onderstroom waarmee de business resilience en employee engagement verder kunnen worden ondersteund.

“In dat kader mogen de inzichten zich niet beperken tot de kantooromgeving. Ook de thuiswerkomgeving en andere werklocaties moeten mee worden opgenomen. Wie kan indien nodig zonder problemen van thuis uit werken voor een bepaalde periode? En hoe kan je diegenen voor wie dat niet mogelijk is faciliteren door bv. toegang te bieden tot lokale co-workinghubs?”

Hoe helpen jullie om de betrokkenheid van medewerkers te verhogen?

“In dat kader moet je op kantoor een zo goed mogelijke ervaring kunnen aanbieden, zodat het het terug waard wordt om de verplaatsing te maken, daar vrije tijd voor op te offeren en CO2 uit te stoten. Naast het ontmoeten van collega’s zit die meerwaarde hem zeker ook in de ervaringen men heeft bij voor, tijdens, tussen en na die ontmoetingen. In dat kader hebben we een workplace engagement app waarin we volop nieuwe ontwikkelingen voorzien die de totale werkplekbeleving verbeteren.”

“Je kan er snel en eenvoudig de juiste werkplek reserveren passend bij je voorkeuren en activiteiten, zien wie waar zit, waar er beschikbaarheid is, waar je best kan parkeren,… Alle facilitaire vraagstukken die je als medewerker doorheen je dag op kantoor hebt komen er samen zodat je met minimale inspanning je dag zo goed mogelijk kan organiseren. Er is ook de mogelijkheid om integraties op te zetten met software voor videogesprekken, kalenders en online vergaderplatforms. We brengen zo de fysieke en de digitale werkomgeving dichter bij elkaar.”

Op welke technologische trends spelen jullie ten slotte in?

“Met de overname van IoT-platform Axonize vorige zomer en strategische samenwerkingen met o.a. Schneider Electric, Cisco en Signify zetten we ons sterk in om gebouwen slimmer te maken door er nog veel meer data uit te halen. Die verwerken we dan in Planon om van slimme gebouwen slimme organisaties te maken. Zo zorgen we voor een technologische onderstroom waarmee de business resilience en employee engagement verder kunnen worden ondersteund.”

“Daarnaast zijn organisaties steeds meer geneigd om – combinaties van – point solutions in te kopen. Ze willen immers gerichte oplossingen en tools die een heel specifiek probleem voor hen oplossen. Om daar aan tegemoet te komen hebben we het mogelijk gemaakt om bepaalde specifieke functionaliteiten van Planon apart te kopen en te gebruiken als een stand-alone oplossing. Zo kan je deze zeer snel implementeren, integraties met bv. IoT sensors en gebouwbeheersystemen maken, data toevoegen en gebruikers activeren. Van daaruit kan je dan indien gewenst stap per stap verder uitbreiden naar andere delen van ons platform dat al reeds onderliggend ter beschikking is.”

Next article