Dankzij de technologische vooruitgang kunnen alsmaar meer bedrijfsprocessen worden geautomatiseerd. “RPA-software speelt daarbij een sleutelrol”, vertelt Pieter-Jan Deraedt, CTO bij Amista.
Tekst: Joris Hendrickx
“RPA-software (Robotic Process Automation) maakt het mogelijk om bepaalde taken te automatiseren die momenteel nog manueel gebeuren. Zo worden gebruikers van bedrijfssoftware ontlast van repetitieve, simpele, manuele en tijdrovende taken die dagelijks of wekelijks terugkomen. Denk aan aanvragen die bij een finance departement binnenkomen via excelsheets en die dan moeten worden overgetypt naar een softwaresysteem.”
“Ook in salesdepartementen komen vaak offertes of klantgegevens binnen via e-mail, waarna ze manueel moeten worden ingegeven in een software voor klantenbeheer.”
“Hoewel het haast altijd gaat over erg simpele taken, nemen deze toch veel tijd in beslag. Bovendien zijn het meestal niet de meest interessante taken voor werknemers. Zij spenderen hun tijd uiteraard liever aan creatieve of analytische taken waar zij een grotere meerwaarde kunnen leveren.”
Duidelijk aantoonbare ROI
“Wij sporen de scenario’s in het bedrijf op waar er veel manuele taken worden uitgevoerd en zoeken uit in welke mate deze repetitief zijn. Vervolgens kijken we hoe we die kunnen automatiseren met behulp van RPA en wat de geschatte kost daarvan zal zijn. Op die manier kunnen we dan heel makkelijk ROI-berekeningen doen van zo’n automatiseringsproject. We weten immers hoeveel tijd van werknemers we ermee kunnen besparen en wat die tijd kost voor de werkgever. Door dit te vergelijken met de kost van de implementatie van de software kunnen we zeer transparante voorspellingen doen. Het spreek voor zich dat bedrijven zo heel wat efficiënter kunnen worden.”
“Werknemers kunnen zich focussen op taken waar ze een grotere meerwaarde hebben en de software kan de repetitieve taken vele malen sneller én de klok rond uitvoeren. Sommige bedrijven schakelen de software ook in om besparingen te kunnen doorvoeren. Voor evenveel taken hebben ze dan minder werknemers nodig.”
Integreerbaar met diverse technologieën
“Op sommige klantendiensten zijn medewerkers bijvoorbeeld het grootste deel van hun tijd bezig met opzoekingen in het systeem, in plaats van met de klant te praten. Door die opzoekingen te automatiseren, komt er meer tijd vrij voor persoonlijk klantencontact en een betere service, waardoor de klantentevredenheid sterk kan stijgen. Bovendien werkt software foutloos, waardoor opnieuw de kwaliteit van de service verbetert.”
“RPA kan gebruik maken van verschillende technologieën om te integreren met een software. Dat is mogelijk door het simuleren van clicks, maar ook door API’s aan te spreken. Dat zijn technische poortjes die toelaten om onze software te connecteren met bepaalde softwarepakketten. De software kan zich overigens ook baseren op artificiële intelligentie, bijvoorbeeld om mails te interpreteren. Verder wordt OCR-technologie toegepast om andere meer PDF-documenten om te zetten in gestructureerde tekst.”
Change management
“Change management is steeds een cruciale factor voor het welslagen van een softwareproject. Het is immers belangrijk om niet enkel de software correct te implementeren, maar ook om de organisatie voor te bereiden op die verandering.”
Als de software eenmaal geïmplementeerd is, komen er haast altijd opportuniteiten aan het licht om ook andere delen van het bedrijf efficiënter te maken.
“We moeten werknemers leren samenwerken met die nieuwe technologie en goed uitleggen hoe deze werkt, wat het doel ervan is en hoe ze deze zelf kunnen gebruiken. Door hen te laten inzien hoe de software hen zal helpen en tijd zal helpen besparen, zullen ze ook meer voldoening kunnen halen uit hun job.”
“Daarnaast zien we vaak dat veel bedrijven wel geïnteresseerd zijn in de technologie, maar moeite hebben om de juiste use cases te definiëren. Ze hebben niet altijd een helder idee waarvoor ze de technologie kunnen gebruiken. Hiervoor hebben we een methodiek ontwikkeld waarin we bedrijven volgen om de juiste use cases te identificeren, hen te adviseren en te helpen in ROI-berekeningen. We kunnen hen dus vanaf het moment dat ze interesse hebben van A tot Z begeleiden.”
Groot potentieel voor bijkomende toepassingen
“Momenteel zien we een sterke groei van RPA. Deze software wordt immers steeds matuurder en beter inzetbaar. Maar er zijn ook steeds meer bedrijven op zoek naar allerlei vormen van efficiëntiewinsten. Deze technologie staat overigens los van de diensten van het bedrijf.”
“Als we deze eenmaal hebben geïmplementeerd voor bijvoorbeeld finance, sales of customer service, komen er haast altijd opportuniteiten aan het licht om ook andere delen van het bedrijf met dezelfde software efficiënter te maken. RPA-software zal alleszins zeker nog aan belang winnen, onder meer door alle evoluties op het vlak van artificiële intelligentie. We zullen alsmaar meer taken kunnen automatiseren en RPA zal bijgevolg voor steeds meer use cases kunnen worden gebruikt.”
Interesse om uw bedrijfsprocessen te automatiseren? Bekijk deze brochure of neem vrijblijvend contact op voor meer info via www.amista.be