Met de SAP S/4HANA release breekt SAP definitief met het verleden en trekt de ontwikkelaar van bedrijfssoftware resoluut de kaart van de toekomst. Dat betekent dat heel wat bestaande gebruikers een conversie zullen moeten doen. Gelukkig worden ze hierin ondersteund door een handige gids én de experten erachter. Interview met Bert Vanstechelman (Partner & Principal Technical Consultant) en Katrien Ringoir (Partner & Quality Assurance) van Expertum.
Tekst: Joris Hendrickx
Waarom was er zo’n grote nood aan een conversiegids voor deze release van SAP?
Vanstechelman: “SAP is een softwarepakket dat al meerdere releases meegaat: R/1 in de jaren 70, R/2 in de jaren 80 en R/3 in de jaren 90. De kern van het hele systeem bleef sinds de jaren 90hetzelfde. In 2015 bracht SAP echter de opvolger S/4HANA uit. Daarbij is deze kern voor het eerst wel gewijzigd om de software klaar te maken voor de technologieën van morgen: digitalisering, internet of things, machine learning, enz. Klanten die nog werken met een vorige release zullen dus een conversie moeten uitvoeren naar SAP S/4HANA om al die nieuwe technologieën te kunnen implementeren.”
Ringoir: “Op systeemniveau zijn bedrijven dus pas klaar voor de digitale transformatie nadat ze die conversie doen. Met Expertum willen we klanten hier zo goed mogelijk in adviseren en helpen.”
Vanstechelman: “Vanuit Expertum publiceren we veel over SAP omdat kennisdelen in ons DNA zit. Twee jaar geleden vroeg SAP PRESS me daarom om een ‘gids’ te schrijven voor het uitvoeren van conversies van bestaande SAP ERP systemen naar S/4HANA. Die ‘SAP S/4HANA System Conversion Guide’ stellen we ter beschikking aan onze klanten om hen beter te betrekken en samen met hen de conversie te kunnen aanpakken.”
Op welke manieren helpt deze gids hen concreet?
Ringoir: “Klanten kunnen hierdoor bepalen welke stappen ze zelf uitvoeren in hun conversietraject en op welke vlakken ze zich willen laten ondersteunen door Expertum. Met ons boek geven we hen in feite zowel een volledig conceptueel standaardwerk als een gedetailleerde handleiding om het project op de meest kwalitatieve en veilige manier te realiseren. Hierdoor zijn onze klanten in staat om zo snel mogelijk voordeel te halen uit de businessprocessen op basis van de nieuwe technologieën. Die reflectie is nodig, want voor veel klanten is deze release meteen ook een momentum om volledig vanaf nul een nieuw SAP-systeem op te bouwen, of toch verder te gaan op wat ze door de jaren heen al hebben opgebouwd met vorige releases. Ons boek richt zich vooral op die laatste groep van klanten die dus de ‘conversie’ willen maken van de oude naar de nieuwe software.”
Vanstechelman: “Hét grote voordeel van SAP is dat het een soort van blokkendoos is. Je kan die volledig opbouwen en personaliseren volgens je eigen specifieke noden. Veel bedrijven hebben hierdoor heel wat unieke dingen gebouwd die ze liever niet verloren zien gaan. Voor hen is een conversie dan de beste optie en daarvoor kunnen zij steunen op onze conversiegids.”
De ‘SAP S/4HANA System Conversion Guide’ richt zich vooral op klanten die de conversie willen maken van de oude naar de nieuwe software.
Hoe maken jullie de conversie zo laagdrempelig mogelijk?
Ringoir: “Omdat SAP S/4HANA al zes jaar bestaat, hebben we onze ervaringen uit de conversies die we reeds hebben begeleid, mee kunnen opnemen in het boek. Hiermee willen we tonen dat in principe alles mogelijk is en dat geen enkel bedrijf er angst voor hoeft te hebben. We leggen uit hoe ze het traject zelf kunnen uitvoeren, maar maken ook duidelijk dat wij hen kunnen bijstaan.”
Vanstechelman: “Vanuit een analyse van hoe het systeem er nu uitziet, beslissen we of een conversie dan wel een volledige heropbouw het meest aangewezen is. Het is belangrijk dat bedrijven begrijpen dat dit gefaseerd kan gebeuren. De vorige release van SAP wordt nog ondersteund tot 2027. Dat geeft bedrijven de tijd om zich terdege voor te bereiden zodat de conversie optimaal kan verlopen.”
Ringoir: “De angst die bij bedrijven heerst, is vaak ook subjectief. Daarom helpen we hen om het objectief te bekijken door via studies te tonen hoe eventuele uitdagingen kunnen worden opgelost. Meestal helpt het ook om het conversieproces in meer behapbare stukken op te delen, zodat het beter inzichtelijk wordt.”
Hoelang duurt een conversie gemiddeld?
Vanstechelman: “Dat hangt sterk af van de grootte van het bedrijf en de complexiteit die is ontstaan door bepaalde personalisaties en toevoegingen aan het systeem. Sommige bedrijven zijn daar in het verleden gigantisch ver in gegaan. Zeker wanneer ze SAP al enkele decennia gebruiken, hangen ze vaak vast aan een enorme legacy van allerlei bijgebouwde functionaliteiten. Het kan soms dus complex zijn, maar als je het goed voorbereidt, kan ook dergelijke complexe uitgangssituatie perfect worden aangepakt.”
Ringoir: “De conversie naar S/4 is dan net een opportuniteit om die zaken te simplificeren en een businesstransformatie door te voeren. Dat kan het proces wat langer laten duren, maar ook heel wat winsten opleveren.”
Vanstechelman: “Op zich is het ook niet zo erg als het wat langer duurt. Mits een goede voorbereiding en planning kan de voorbereiding van de conversie immers voor een groot stuk gebeuren onder de radar, zonder de lopende projecten te verstoren.”
Hoe blijven jullie bedrijven ook na de conversie ondersteunen?
Vanstechelman: “We laten hen zeker niet in de kou staan. Om te beginnen, is er ons nieuwste boek, dat ruim duizend pagina’s telt en gevoed werd door verschillende Expertum-collega’s. Het ondersteunt bedrijven in het gezond houden en beheren van hun database, SAP HANA 2.0. Kortom, een soort kookboek of encyclopedie die iedere database-administrator dagelijks kan consulteren. Vervolgens staan onze ervaren consultants uiteraard steeds klaar om waar nodig klanten bij te staan met hun kennis.”