Evelyne Bardyn, Hoofd van het congresbureau VisitFlanders, geeft aan hoe de congressector probeert stand te houden in deze moeilijke periode. En hoe ze oplossingen zoekt en vindt.
Het principe van de gemeenschappelijke vijand is een bekend fenomeen in de sociale psychologie. In het zicht van een gedeelde bedreiging vergroot de onderlinge solidariteit.
Zo ook in de congressector, waar de strijd tegen COVID-19 leidde tot gesloten rangen en een ongeziene samenwerking naar de toekomst toe. Met pilum en scutum vooruit, ging het MICE legioen aanvankelijk een bomvolle herfstkalender tegemoet met congresactiviteiten. Het kwam er evenwel anders uit te zien maar de strijdlust blijft overeind.
Er borrelden oplossingen naar boven die getuigen van inventiviteit en creativiteit, gestoeld op de veerkracht van een dynamische eventsector. Het CERM, COVID Event Risk Model is daar een sterk voorbeeld van. Een instrument dat een score van rood of groen geeft en met oranje waarschuwt voor gezondheidsrisico’s verbonden aan een conferentie of event.
Het CERM is grensverleggend en het eerste wapen in de strijd wanneer COVID-19 het wat laat afweten. Niet enkel in Vlaanderen, maar ook beschikbaar voor buitenlandse concullega’s die met eenzelfde doel strijden en interesse hebben.
Een ander voorbeeld is het CIRM of COVID Infrastructure Risk Model, waarbij grotere meeting locaties hun eigen noden en grenzen kunnen aftasten. Evenzeer in het wapenarsenaal tegen het virus is het Guidebook Meeting Locations, waarbij alle tips en geldende maatregelen vervat zitten.
Er is een groot potentieel voor hybride en online conferenties, een ruimer publiek ligt binnen handbereik dan bij een fysiek congres.
Het virus teert op omhoog en omlaaggaande curves, de overheid beperkt en laat toe, de maatregelen dienen flexibel en aandachtig te worden bijgewerkt. Het zijn stuk voor stuk ontwikkelingen in samenwerking met de sector en waarbij praktijkervaring het verschil heeft gemaakt.
De overheid strijdt mee
Het legioen bestaat trouwens niet alleen uit privé-partners, ook de overheid is nauw betrokken en vervult een cruciale rol als facilitator en verstrekker van financiële ondersteuning. Een crisis dwingt immers tot innovatieve oplossingen, iets wat wordt aangemoedigd en ondersteund. Met een overheid als ruggensteun, wordt elke partner bijgestaan om zijn of haar doel in deze crisis waar te maken, al blijft het een zware strijd.
In Vlaanderen is die vernieuwingsgolf volop aan de gang, zo heeft VLAIO, het agentschap voor innovatie en ondernemerschap al meer innovatiesteun aanvragen binnen gekregen dan vóór COVID-19 toesloeg.
Als innovatieve oplossing voor een meeting of congres, maakt het adjectief digitaal veel furore dezer dagen. Er is een groot potentieel voor hybride en online conferenties, een ruimer publiek ligt binnen handbereik dan bij een fysiek congres.
De ontmoeting wordt gemist. Niet enkel de mensen om ons heen, ook de ervaring van een zinnenprikkelende congreslocatie.
De digitale knowhow zit overigens ook sterk verankerd in de Vlaamse evenementensector, iets waar de meeting industry overtuigend aan mee werkt. Zo hebben bijvoorbeeld heel wat Flanders Heritage Venues – een selectie van unieke congreslocaties, gevestigd in erfgoedsites – geïnvesteerd in nieuwe spitstechnologie om een congres vanuit hun locatie over de hele aardbol te kunnen brengen. Daarbij gaat het niet enkel over de grote spelers, maar elke meetinglocatie wordt in de mogelijkheid gesteld om die professionele omslag te maken.
Amicitia fortior
In slechte tijden komen ook goede dingen naar de oppervlakte. Samenwerking komt sterker naar voren, innovatie en veerkracht maken een toekomst mogelijk. Want ook na corona blijven de uitdagingen talrijk en die kunnen we beter de baas vanuit ons gevormde legioen.
Hoe worden we als sector duurzamer? Hoe kunnen we inspelen op de wensen van de congressist van de toekomst? Hoe kan kennis op een fysieke en hybride manier gedeeld worden? En bovenal, hoe kunnen we opnieuw connecteren na de moeilijkheden van afgelopen maanden?
De kern van een congres blijft de fysieke ontmoeting, de magie aan de bar, de dame schuin achter jou om een gesprek mee aan te knopen. De man twee rijen verderop die je tot nieuwe inzichten brengt.
De ontmoeting wordt gemist. Niet enkel de mensen om ons heen, ook de ervaring van een zinnenprikkelende congreslocatie. Men wil kennis maken met de ziel van de plek, met de bewoners, met de ondernemers en het bijzondere erfgoed van de gaststad. Een fysiek congres om het onderwerp van het samenzijn te laten zegevieren en legacy te creëren. Een lange termijn impact voor de deelnemer en de toevallige liefhebber, een blijvende positieve erfenis.
Dat vinden we in Vlaanderen erg belangrijk, want samen werken we aan “Create tomorrow’s heritage”, met strijdlust en aandrang.