Het nieuwe werken gaat gepaard met een transformatie van kantoorgebouwen, een doorbraak van nieuwe technologieën, een verandering in het gedrag van gebouwgebruikers én het herdenken van businessmodellen. We nodigden vijf Antwerpse experts uit om tijdens een online ronde tafel hun visie te geven op wat we mogen verwachten van deze revolutie.
Experts:
– Youri Segers – Chief Digital Officer bij Stad Antwerpen
– Bart De Smedt – Chief Innovation Officer bij Quares
– Eric Van Bael – CEO van Spacewell
– Hans Abbeloos – Zaakvoerder van Appelblauwzeegroen en Bar d’Office
– Michael Peeters – CEO bij LAMMP
Welke impact heeft corona gehad op het nieuwe werken?
Segers: “Door corona zijn we plots volledig getransformeerd naar telewerken. Dat gebeurde ervoor ook al wel, maar het was eerder uitzonderlijk. Nu is dus bewezen dat het kan. Volledig terug naar de oude manier terugkeren heeft hierdoor geen draagvlak meer en is dus ook niet meer aan de orde. Online werken is vooral veel efficiënter als je gefocust moet werken. Anderzijds blijven mensen wel nood hebben aan fysiek samenkomen en -werken. We zullen daarom een goed evenwicht moeten vinden tussen fysiek en online.”
De plekken waar men samenkomt zullen meer plaats innemen, terwijl er wel minder individuele werkplekken nodig zullen zijn.
Eric Van Bael – CEO van Spacewell
Peeters: “Door het online werken is in het afgelopen jaar heel wat emotionele binding verloren geraakt of niet mogelijk geweest. Daarom hebben we een volledig virtuele omgeving gebouwd waar je via avatars met elkaar kan interageren. De ad hoc en spontane contacten die zo terug mogelijk werden bleken een grote meerwaarde. Het bevorderde bovendien de inclusie van medewerkers die vaak op zichzelf veel werk verrichten maar waar je niet snel een meeting mee zou plannen.”
Van Bael: “COVID-19 heeft heel wat zaken versneld. Ook ervoor was de gemiddelde bezettingsgraad van kantoren echter al erg laag. Meer dan de helft van de kantoorruimte stond leeg. Er werden dus heel wat ruimte én energie verspild. Gebouwen waren toen al verantwoordelijk voor naar schatting 30 à 40% van de CO2-uitstoot en het energieverbruik. Maar ook voor schoonmaak, beveiliging en andere indirecte kosten werd onnodig veel betaald.”
“Sinds corona is de bezettingsgraad nog sterk verminderd, waardoor het nu dus echt wel tijd is om maatregelen te nemen. De plekken waar men samenkomt zullen meer plaats innemen, terwijl er wel minder individuele werkplekken nodig zullen zijn. De noodzaak om het toekomstige gebruik van kantoorruimtes te kunnen voorspellen op basis van historische data, trends en voorkeuren van mensen is nu nog groter dan ooit.”
Peeters: “Nóg dramatischer zijn de cijfers wanneer we kijken naar het gebruik van vergaderzalen. Een studie die we samen met de Universiteit van Antwerpen opzetten toonde aan dat deze zalen op ongebruikte momenten zouden kunnen worden doorverhuurd als een werkplek. De ecologische, economische en sociale impact bleek zeer positief. Maar liefst 25% van de nieuw te bouwen ruimte zou zo kunnen worden bespaard. Ook de nood aan materialen en de druk op mobiliteit en afwateringssystemen zou drastisch verminderen. Door corona staat men nu gelukkig veel meer open voor dat soort van flexibilisering en rationalisering.”
De oplossing ligt voor een stuk in de samenwerking tussen actoren.
Bart De Smedt – Chief Innovation Officer bij Quares
De Smedt: “Corona heeft inderdaad bij velen de ogen geopend. En dat was nodig, want de vastgoedsector evolueert nu eenmaal heel traag. De oplossing ligt voor een stuk in de samenwerking tussen actoren. Al voor corona zetten we met de steun van OVAM het ‘Start2Share’ project op waarmee we B2B-bedrijven wilden doen inzien dat ze niet elk apart alle materialen moeten aankopen. Je kan deze vaak ook delen. Door corona zien we nu dat dat idee vooral wordt doorgetrokken naar het delen van werkplekken en vergaderzalen. Om dat mogelijk te maken hebben wij als vastgoedbeheerder echter data nodig over de effectieve bezetting van ruimtes.”
Hoe zal het nieuwe werken zich concreet vertalen naar de inrichting van kantoren?
De Smedt: “We krijgen omwille van het nieuwe werken veel vragen binnen voor het herontwerpen van kantoren. Deze worden nu eerder gezien als een ontmoetingsplaats dan als een werkplek waar men gefocust werkt. Daarnaast zullen op termijn heel wat vierkante meters worden geschrapt. Een goede monitoring van het effectieve gebruik zal ook bij die herinrichting en het hybride werken helpen om de technieken juist af te regelen en zodoende de beheerskosten te optimaliseren. Het komt er nu op aan om de juiste technologieën te kiezen die positief worden ontvangen door de gebruikers van het gebouw.”
“Het hybride werken is meer dan de combinatie van thuis en op kantoor werken.
Hans Abbeloos – Zaakvoerder van Appelblauwzeegroen en Bar d’Office
Abbeloos: “Het hybride werken is meer dan de combinatie van thuis en op kantoor werken. Er zijn ook veel tussenvormen die een grote meerwaarde kunnen zijn. Het doel is immers enerzijds om mensen op een efficiënte manier te laten samenwerken en innoveren, en anderzijds om de work-life balance en mobiliteit te verbeteren. Tussenvormen zoals coworking en het delen van kantoorruimtes en zelfs thuiswerkruimtes, maar ook pop-up kantoren voor tijdelijke projecten horen bij dat hybride werken.”
“Data zijn bovendien cruciaal. Enkel zo krijg je een correct en gedetailleerd zicht op het gebruik van kantoren. Dat moet je vervolgens combineren met een goede visie op hoe je in de toekomst als bedrijf wil gaan werken. Het gaat dus veel verder dan bv. het simpelweg halveren van het aantal werkplekken en het uitbreiden van de ontmoetingsruimte. Je moet het onderbouwd en doordacht doen op basis van het werkelijke gebruik en waar je op lange termijn naartoe wil.”
“Het nieuwe werken houdt in dat op sommige dagen het hele team aanwezig zal zijn om samen te werken, en andere dagen niemand. In dat kader is het dan beter om met gedeelde kantoren of teamhubs te werken die sommige dagen door het ene bedrijf of team worden gebruikt en de andere door een ander bedrijf of team. Bedrijven moeten hier creatief over durven nadenken en daarbij verder gaan dan wat ze vandaag al kennen.”
Segers: “Momenteel kunnen we nog niet zeggen wat het nieuwe normaal exact zal zijn. We komen nu immers nog maar pas uit een heel speciale periode. We kunnen veel leren uit data, maar dan moeten we die data ook wel op het juiste moment analyseren. Bovendien zijn niet elke persoon en job gelijk. Afhankelijk van iemands situatie, persoonlijkheid en functie zal deze liever thuiswerken of op kantoor werken. Dit dient vervolgens te worden verzoend met de wensen van de werkgever. Voor de werkgever is het immers zeer belangrijk dat er op kantoor nog steeds een goede kruisbestuiving kan plaatsvinden. De verplichting om (deels) op kantoor te werken is in die zin zeker niet onlogisch.”
Welke mogelijkheden bieden nieuwe technologieën?
Van Bael: “Meten is weten. Alles begint dus met monitoren. Heel wat technologieën daarvoor zijn qua gebruiksvriendelijkheid en prijs gelukkig erg toegankelijk geworden. Een bestaand gebouw kan gemakkelijk worden uitgerust met sensoren. De complexiteit zit hem echter in de correlatie van data en het lang genoeg kunnen bijhouden ervan zodat je trendanalyses kan doen. Je kan o.a. bezettingsgraden, CO2, temperatuur, luchtvochtigheid en vluchtige organische stoffen meten. Maar het wordt pas echt interessant als je al die gegevens kan correleren.”
“Vervolgens heb je tools nodig om gedetailleerde analyses te doen. Op basis daarvan kan je dan beleidsbeslissingen nemen. Ook heb je een ecosysteem van experts die op basis van patronen die ze in de data zien advies kunnen geven over de te nemen stappen. Ik geloof wat dat betreft sterk in interdisciplinaire samenwerking.”
Er moet dus ook worden ingezet op het creëren van bewustzijn en change management bij de gebruikers.
Michael Peeters – CEO bij LAMMP
Peeters: “Het is cruciaal dat je als bedrijf eerst goed kijkt naar wat je doel is. Enkel zo kan je gericht werken om niet te verdrinken in de data. Je kan aan de basis dan wel breed meten, maar vervolgens moet je dus wel inzoomen op een specifiek probleem of doel. Bij gebouwbeheer zijn er doorgaans twee hoofddoelen: het verbeteren van het welzijn van de gebruikers van het gebouw en de opbrengst van de investeerder of eigenaar van het gebouw. Data en de technologieën daarrond kunnen voor beide een meerwaarde zijn omdat ze helpen om zulke zaken in de praktijk te optimaliseren.”
“Toch moet bij alle innovaties de hoofdfocus liggen op de gebruiker van de gebouwen. Technologisch is veel mogelijk, maar als de gebruiker het niet wil of niet begrijpt blijven het foute investeringen. Er moet dus ook worden ingezet op het creëren van bewustzijn en change management bij de gebruikers. Dat kan door data inzichtelijk te maken voor gebruikers zodat ze zelf de voordelen zien.”
Abbeloos: “Change management is inderdaad de sleutel tot succes. Als je bubbels of ruimtes voorziet om te (video)bellen maar de gebruikers dat toch gewoon in de open kantoorruimte blijven doen en tegelijk klagen over een slechte akoestiek, dan heb je iets gemist. Daarom is het belangrijk om met alle niveaus van het bedrijf te gaan praten over hun verwachtingen van een herinrichting en hoe ze dan nadien het gebouw en de technologie moeten gebruiken om er maximale voordelen uit te halen. Als ze hun gedrag niet aanpassen zullen ze immers tegen dezelfde en misschien zelfs meer problemen aanlopen. Het gebouw, de technologie én de mensen moeten op elkaar worden afgestemd.”
Hoe belangrijk zijn samenwerking en afstemming tussen diverse partners?
De Smedt: “Als operationeel beheerder evolueren we steeds meer naar een strategische partner die helpt om bepaald zaken inzichtelijk te maken en opportuniteiten naar voren te schuiven. We kunnen dat echter niet alleen. Daarom dienen we samen te werken met andere partners binnen de waardeketen die meer gespecialiseerd zijn in data en slimme technologieën. Meerdere partijen aan deze ronde tafel zijn nodig om de strategische waarde te verhogen. Het komt er echt op aan om jezelf en je gebouw te zien als deel van een breder netwerk of ecosysteem zodat je de maximale economische, ecologische en maatschappelijke meerwaarde te bekomen.”
Enkel een samenwerking tussen verschillende expertises zal ons naar het juiste resultaat leiden.
Youri Segers – Chief Digital Officer bij Stad Antwerpen
Segers: “Enkel een samenwerking tussen verschillende expertises zal ons naar het juiste resultaat leiden. Het pad zal echter niet recht zijn. De combinatie van diverse aspecten maakt het immers een erg complex verhaal. Dat vergt het nodige change management bij alle betrokken partijen op alle niveaus.”
