Om btw-fraude beter te detecteren, wordt e-invoicing vanaf 1 januari 2026 wettelijk verplicht tussen alle belastingplichtige Belgische bedrijven. Arco ondersteunt hen bij de overstap naar de digitale facturatie, maar dringt ook aan om hier tijdig mee te starten. “Wie pas in het laatste kwartaal van 2025 de nodige stappen zet, komt mogelijk te laat”, aldus product director Ivan Vanhaecht.
Ivan Vanhaecht
Product Director Arco
Wat moeten we verstaan onder e-invoicing?
“E-invoicing gaat over het digitaal opmaken, herkennen, opslaan en verzenden van facturen binnen Belgisch en Europees bepaalde wettelijke krijtlijnen. Dat gaat zowel over interne als externe processen: respectievelijk het ontvangen en verwerken in de eigen boekhouding en het verzenden van verkoopdocumenten naar andere bedrijven. Om die elektronische facturen te kunnen versturen, heeft elk bedrijf toegang nodig tot het Peppol-network (Pan-European Public Procurement Online). Elektronische facturen zijn in ons land in opmars sinds 2017, maar komen nu in een enorme stroomversnelling terecht. De laatste drie jaar is Arco daarom gaan focussen op het digitaal stroomlijnen van het hele facturatiegebeuren.”
Het verzenden van een factuur per post of in pdf is vanaf 2026 niet langer rechtsgeldig. Wie ze wel nog aanmaakt of in die vorm aanvaardt, riskeert sancties.
Welke service bieden jullie aan bij dat digitaal stroomlijnen?
“In eerste instantie gaat het om adviesverlening. Facturen vormen het kloppende hart van een onderneming: ze genereren de geldstromen die een bedrijf draaiende houden. Als daar iets misloopt, heeft dat een direct impact. Daarom werken we met een duidelijk plan van aanpak waarin we alle stappen oplijsten op het vlak van optimaal gebruik, fiscale conformiteit, regelgeving, verwachtingen van de klant, wettelijk correcte én gebruiksvriendelijke opbouw van de factuur in overeenstemming met diverse boekhoudsystemen en ERP-pakketten, enz. Omdat bedrijven geen tijd hebben om zich in alle aspecten te specialiseren, bieden we hen de nodige workshops aan. Heel wat klanten en bedrijven bevinden zich momenteel in de leerfase, en daarin maakt iedereen fouten. Het is onze taak om hen daarbij te begeleiden, om de negatieve impact van die fouten zoveel mogelijk te beperken en ervoor te zorgen dat de klanten noch de boekhouding problemen ondervinden.”
Welke voordelen biedt e-invoicing?
“Doorgaans wordt een elektronische factuur sneller behandeld. De registratie verloopt eenvoudiger, wat zich vertaalt in een hogere kans – lees 20 tot 30% – op tijdige betaling. Daaraan gekoppeld treden er door de strakke definitie van zo’n factuur minder fouten op, waardoor ook hier de kans op een tijdige betaling stijgt. Een ander voordeel is dat het inboeken goedkoper gebeurt, wat een besparing van twee tot vijf euro per factuur oplevert. Data komen gestructureerd binnen, waardoor ze meteen en automatisch verwerkt worden, minder goedkeuringsacties vergen, enz.”
“Voorlopig minder bekend, maar zeker ook van belang: de boetes die vanaf 2026 mogelijk in de bus kunnen vallen. Het verzenden van een factuur per post of in pdf is vanaf dan niet langer rechtsgeldig. Wie ze wel nog aanmaakt of in die vorm aanvaardt, riskeert sancties. Die boetes zijn niet te verwaarlozen, want ze vormen een kost die je te allen tijde wil vermijden. De overheid straft dus, maar ze beloont ook. De kosten die bedrijven nu maken om de digitale stroomlijning te finaliseren, worden tijdelijk fiscaal aftrekbaar a rato van 120% in plaats van 100%.”
Wie pas in het laatste kwartaal van 2025 de nodige stappen zet, komt mogelijk te laat.
Zullen de bedrijven klaar zijn tegen 2026?
“Ik vermoed dat vandaag ongeveer 10% van de bedrijven, klein of groot, al de nodige actie onderneemt. Tegen het huidige tempo schat ik dat tegen eind 2024 ongeveer amper 25% van de bedrijven in orde zal zijn. In 2025 zullen we ongetwijfeld een versnelling zien, maar richting het verstrijken van de deadline vrees ik voor chaos door bedrijven die de overstap naar e-facturatie tot het laatste moment uitstellen. Daarom wil ik alle bedrijven ten stelligste adviseren om zo snel mogelijk aan te kloppen bij een partner die hen kan bijstaan bij deze transitie, want ook deze organisaties zullen hoe langer hoe meer overstelpt worden met aanvragen.”
