Software die prestaties van uitzendkrachten op een snelle manier controleert, was een missing link in de sector. Ook bij Offix gebeurde de controle van de loonprestaties tot voor kort volledig handmatig. Tot ze het heft in eigen handen namen en Todate ontwikkelden. Tijdswinst en een kleinere foutenmarge zijn volgens Hans Van Grunderbeeck, managing partner van Todate en Offix Payroll, de grootste voordelen.
Hans Van Grunderbeeck
MANAGING PARTNER VAN TODATE EN OFFIX PAYROLL
Todate is ontstaan als een intern project binnen Offix. Wat was de aanleiding om zelf aan het programmeren te slaan?
Offix biedt niet alleen sociaal-juridische ondersteuning voor de uitzendsector, maar wij nemen ook verschillende taken van de backoffice bij onze klanten over. Onze medewerkers besteden een groot deel van hun tijd aan het controleren van prestaties voordat deze verwerkt worden tot loonbrieven. Tot voor kort gebeurde die controle volledig handmatig. Onze medewerkers zijn Excelexperts die razendsnel fouten uit data vissen, maar het bleef handwerk. Dat is erg arbeidsintensief en dus duur. Bovendien beperkte dit ons tot het bedienen van kleine en middelgrote uitzendkantoren. Tot onze grote verrassing bestonden er nog geen tools om dit op te lossen, terwijl de nood toch groot is.
Prestaties handmatig controleren is arbeidsinstensief en dus ook duur.
Hoe is dat idee geëvolueerd tot een zelfstandig bedrijf?
“We zijn kleinschalig begonnen met het automatiseren van wekelijkse rapporten en specifieke controles, zoals de check op feestdagen of hoge flexilonen. Maar looncontrole in de uitzendsector kent naast sectorale regels ook talloze bedrijfsuitzonderingen, specifieke afspraken en afwijkingen. Het werd snel duidelijk dat we een apart portaal moesten bouwen om al die parameters overzichtelijk te configureren. Omdat we deze softwareoplossing nu ook willen aanbieden aan uitzendbureaus met meer dan 500.000 uitzenduren per jaar hebben we besloten het onder te brengen in een aparte vennootschap. Zo werd Todate geboren.”
Hoe heeft die praktijkkennis van Offix geholpen om deze software te bouwen?
“Payroll voor uitzendkrachten is ontzettend complex, omdat je als werkgever moet schakelen tussen de verschillende paritaire comités van al je klanten. Juist doordat onze mensen die looncontroles zo lang handmatig hebben uitgevoerd, kennen zij de uitzonderingen en afwijkingen door en door. Hun expertise en praktijkkennis was cruciaal om de logica achter de software te kunnen programmeren.
Door het proces te automatiseren win je tijd en verklein je de kans op fouten in de payroll.
Welke voordelen heeft Todate voor uitzendkantoren en HR-diensten?
“We hebben de software in eerste instantie ontwikkeld om zelf efficiënter te worden. We kunnen onze diensten nu op veel grotere schaal aanbieden. Maar uitzendkantoren en grote werkgevers kunnen de software ook rechtstreeks in hun eigen processen integreren. Door het proces te automatiseren winnen ze tijd en verkleint de kans op fouten in hun payroll. Dat zorgt niet alleen voor een grotere tevredenheid bij de werknemers, maar voorkomt bij uitzendkantoren ook fouten in de facturatie naar klanten toe. Een correctie achteraf brengt heel wat extra administratie met zich mee. Je moet loonbrieven corrigeren, mogelijks geld recupereren bij de uitzendkracht en de kans is groot dat ook de facturatie aangepast moet worden.
Jullie klantenportaal werd recent gelanceerd. Wat brengt de nabije toekomst?
“We zijn nu bezig met het ontwikkelen van webservices om ook de contracten en planningen te kunnen controleren. In tegenstelling tot het controleren van prestaties, dat wekelijks op een vast tijdstip moet gebeuren, is de opmaak van een contract iets dat 24/7 mogelijk is. Daarvoor zijn we nu software aan het ontwikkelen. Die kunnen we dan in de toekomst ook gebruiken om nog slimmer om te gaan met de data van de prestaties. Uiteraard kijken we ook naar AI. Als je absolute zekerheid hebt over een correcte payroll, kun je die data gaan gebruiken om voorspellingen te maken. Denk aan het aftoetsen van de impact van een nieuw regeerakkoord op je loonkosten of advies over wie je het best inzet voor een maximaal rendement. Maar alles staat of valt met de absolute correctheid van je basisdata.
