Door het hybride werken is het ruimtegebruik in kantoren enorm geëvolueerd. Een slim platform maakt het mogelijk om in dat licht heel wat optimaliseringen te doen die zowel voor de gebruikers als de werkgevers en gebouweigenaars een meerwaarde zijn.
Sébastien Stoops
IoT Workplace Expert
Spacewell
Steeds meer bedrijven schakelen over naar een ratio van 0,6 of zelfs 0,4 werkplekken per werknemer.
Naar een optimale ruimtemix
Stoops: “Voor COVID bestond thuiswerken al wel, maar werkgevers waren er niet erg happig op. De inrichting van kantoren gebeurde hierdoor vaak op basis van een 1:1 ratio: voor elke werknemer werd een individueel bureau voorzien. Op sommige dagen waren die kantoren redelijk gevuld, op andere heel wat minder. Veel bedrijven zijn intussen echter overstapt op een hybride manier van werken, en COVID heeft dat enkel maar versneld. Daarbij werkt men enkele dagen per week van thuis uit en de overige vanop kantoor. Steeds meer bedrijven schakelen hierdoor over naar een ratio van 0,6 of zelfs 0,4 werkplekken per werknemer.”
“In dat licht is het voor facility managers erg interessant om te weten hoeveel mensen gemiddeld naar kantoor komen, wie wanneer komt, hoe werkplekken en vergaderzalen worden gebruikt en hoeveel werkplekken dan nog nodig zijn. Nu gebeurt die inschatting nog vooral vanuit een buikgevoel en dus weinig onderbouwd”, legt Stoops uit.
Onderbouwde ingrepen op basis van sensordata
“Ons systeem kan via sensordata het gebruik van je kantoor nauwgezet opvolgen en op basis daarvan een juiste ratio bepalen waarbij er zelfs bij 80% aanwezigheid in het gebouw nog voldoende werkplekken zijn. Ook welke groottes en soorten vergaderzalen en ontmoetingsplekken je nodig hebt wordt berekend. Mensen komen nu immers vooral nog naar kantoor om te vergaderen, te brainstormen en om elkaar te ontmoeten.”
Ons systeem kan via sensordata het gebruik van je kantoor nauwgezet opvolgen en op basis daarvan een juiste ratio bepalen waarbij er zelfs bij 80% aanwezigheid in het gebouw nog voldoende werkplekken zijn.
Stoops: “Dankzij onze data weten gebouweigenaars en huurders op welke rustige dagen ze bepaalde delen of verdiepingen kunnen afsluiten om te besparen op o.a. schoonmaak en verwarming. Bij een structureel overschot aan ruimte kunnen ze hun contracten herbekijken en vierkante meters afstoten of herbestemmen. Zelfs het benodigde aantal parkeerplaatsen wordt gecalculeerd. Een ideale mix voor een werknemer zorgt voor een tevreden werknemer. Die kan op zijn beurt via verschillende touchpoints (app, kiosk, meeting room display,…) zijn bezoek aan het kantoor voorbereiden en plannen.”
Voorspellingen op basis van artificiële intelligentie
“Door alle sensordata vervolgens te combineren met artificiële intelligentie worden ook voorspellingen mogelijk. Spacewell zet hier hard op in omdat het een enorm potentieel biedt. Zo zal men op basis van bepaalde terugkerende piekdagen kunnen vragen aan medewerkers om op andere momenten naar kantoor te komen of er preventief op kunnen inspelen”, aldus Stoops.