Door space, software en soul vanuit een holistische blik te combineren en te integreren kom je tot smart facility management. Meer uitleg van Jos Duchamps, Managing Director bij Procos Group.
Combinatie van drie pilaren
Duchamps: “Procos Group helpt grote organisaties zoals Microsoft, EY, Mediahuis, Luminus, Cegeka en Confederatie Bouw om een betere werkomgeving te creëren die echt past bij wat medewerkers nodig hebben. We richten ons hierbij op drie domeinen: space, software en soul.”
“Ten eerste zijn we ontwerpers en consultants die in staat zijn om eisen om te zetten in een plan voor een werkomgeving en dat tot uitvoering te brengen. Daarnaast hebben we specialisten die technologieën inzetten om de werkomgeving op een goede manier te kunnen ontwikkelen en beheren. Ten slotte betrekken we de medewerkers en nemen we hen mee in het tot stand komen van hun werkomgeving. Het zijn immers zij die deze omgeving zullen gebruiken.”
Op termijn zullen via dit platform zelfs medewerkers van verschillende organisaties makkelijk faciliteiten van elkaar kunnen gebruiken.
Coronaperiode vormt opstap naar slim georganiseerde werkomgeving
“Tijdens de coronaperiode lanceerden we ‘Smart at Work’, een mobiele app die organisaties moest helpen om zich te organiseren volgens de op dat moment geldende regels. Een werknemer kon via de app zijn werkplek reserveren, zag via welke deur hij moest binnen- en buitengaan, kon er een QR-code mee scannen,… Zelfs de spreiding van de lunchpauzes werd er mee georganiseerd”, aldus Duchamps.
“Na de werkuren wist de poetsploeg perfect welke werkplekken gebruikt waren. De manager kon bovendien zien wie op welke dag aanwezig was. Zo konden bij een eventuele besmetting de juiste mensen worden verwittigd.”
Mobiele app maakt hybride werkomgeving van de toekomst mogelijk
Duchamps: “Intussen ligt de coronaperiode achter ons en is deze app geëvolueerd tot ‘Facile’. Deze app organiseert de hybride werkomgeving van de toekomst op een slimme manier. Medewerkers en teams kunnen er plannen wanneer ze naar kantoor gaan om zich te verzekeren dat ze er de juiste collega’s zullen ontmoeten en de juiste plek ter beschikking zullen hebben die nodig is om samen te werken, te overleggen en te brainstormen.”
“De facility manager of het facilitair departement van hun kant weten hiermee perfect hoeveel mensen aanwezig zijn op kantoor en van plan zijn om de volgende dag te komen. Hierdoor kunnen zij daar op vlak van o.a. catering, schoonmaak, onthaal en parking flexibel op inspelen en anticiperen. Space, software en soul kunnen hiermee dus opnieuw worden samengebracht in één platform. Op termijn zullen via dit platform zelfs medewerkers van verschillende organisaties makkelijk faciliteiten van elkaar kunnen gebruiken.”