Door corona is het belang van facility management zichtbaarder geworden én toegenomen. Ook service management software kan op meerdere vlakken een meerwaarde bieden in het nieuwe normaal. Dubbelinterview met Michèle Durieux en Renske van der Heide van TOPdesk.
Tekst: Joris Hendrickx
Renske van der Heide
Product specialist FM
TOPdesk
Michèle Durieux
Accountmanager & FM specialist
TOPdesk
Welke impact heeft corona op facility management?
van der Heide: “Waar facility management vroeger eerder onzichtbaar was en als een kostenpost werd gezien, is dat door corona plots helemaal veranderd. Het belang is veel zichtbaarder geworden en maakt nu vaak zelfs deel uit van de primaire processen. Door de coronacrisis worden nieuwe initiatieven en businessmodellen versneld doorgevoerd, waarbij steeds meer wordt samengewerkt met andere partijen. De facilitaire sector neemt door corona nóg meer en nog prominenter de rol op om de veiligheid, de gezondheid en het welzijn van medewerkers te bevorderen.”
Durieux: “De media hebben de afgelopen maanden veel aandacht besteed aan hoe facilitaire dienstverleners op een innovatieve manier hebben ingespeeld op het ‘nieuwe normaal’ en hoe andere bedrijven daar een beroep op doen, omdat ze nu beseffen hoe belangrijk een veilige werkomgeving is. Facility management treedt momenteel dus erg op de voorgrond.”
van der Heide: “Niet enkel het nieuws, ook de actualiteitenprogramma’s besteden nu meer aandacht aan de kantooromgeving. Op die manier maken ze als het ware ‘reclame’ voor het facilitaire werkveld. Die zichtbaarheid was ook nodig, omdat het belang hiervan in het verleden meestal onderbelicht bleef.”
Sommigen denken dat bedrijven hun kantoorruimtes zullen verkleinen als antwoord op het toegenomen aantal thuiswerkers. Er is immers minder ruimte nodig. Anderen denken dan weer dat de ruimte zal worden behouden, net omdat het minder aantal aanwezigen meer ruimte nodig zal hebben.
Welke evoluties zijn er in de manier waarop kantoren in de toekomst zullen worden gebruikt?
van der Heide: “Er zijn nu heel wat evoluties in gang gezet die niet meer terug te draaien zijn. Zo hebben de digitalisering en het thuiswerken een enorme boost gekregen. Uit onderzoek blijkt dat mensen ook in de toekomst een afwisseling willen blijven behouden tussen op kantoor en thuis werken. Thuis kan men vaak efficiënter werken, terwijl ook het kantoor heel wat voordelen blijft bieden: de connectie met de cultuur, de gezelligheid, de verbondenheid met collega’s, het interne netwerken, enz. Het kantoor zal dus vooral gaan fungeren als een ontmoetingsplek.”
“Ook creativiteit en innovatie verlopen gemakkelijker in een fysieke omgeving dan online. Thuiswerken en online meetings zijn nu eenmaal erg op efficiëntie gericht, waardoor er vaak te weinig ruimte is voor creatieve en informele processen. Mooie ideeën ontstaan vooral wanneer je er net niet mee bezig bent of tijdens een informele babbel na een vergadering. Een brainstorm heeft meer effect wanneer je snel op elkaar kan inpikken, iets wat via online meetings complexer is. Bedrijven zullen hun kantoren dus ook moeten herinrichten in functie van het toegenomen belang van die creatieve processen.”
“Sommigen denken dat bedrijven hun kantoorruimtes zullen verkleinen als antwoord op het toegenomen aantal thuiswerkers. Er is immers minder ruimte nodig. Anderen denken dan weer dat de ruimte zal worden behouden, net omdat het minder aantal aanwezigen meer ruimte nodig zal hebben. Er ontstaan ook initiatieven waarbij men evolueert van één of enkele grote kantoorpanden naar een groter aantal satellietkantoren. Zo moeten werknemers minder ver pendelen. De overheid neemt hier alvast een verantwoordelijkheid in op om het reizen zo veel mogelijk te beperken.”
Onze bezoekersregistratie laat toe om te meten hoeveel mensen er op kantoor aanwezig zijn en hoeveel plaatsen er nog vrij zijn. Bij een geval van ziekte kan men ook makkelijk nagaan wie er op kantoor was en deze personen gericht verwittigen.
Welke rol kan TOPdesk spelen?
Durieux: “Klanten stelden ons de afgelopen maanden enorm veel vragen over deze evoluties. We zijn nu eenmaal niet enkel een softwareleverancier, maar een partner die hen in de breedte kan ondersteunen. Daarom hebben we hier snel op ingespeeld met webinars en blogs met onder meer tips om positief te blijven in coronatijden en uitleg hoe een online samenwerking kan verlopen en welke rol onze software daarin kan spelen.”
“Onze selfserviceportaal voor eindgebruikers, dat een overzicht geeft van de initiatieven vanuit facility en IT, bleek een veelgebruikt communicatiemiddel. Dat geldt nog meer in deze tijd, nu mensen niet zo makkelijk bij de servicedesk langs kunnen lopen en er vaak ook wat afwijkende werktijden op na houden. Als je de gevolgen van thuiswerken voor jouw bedrijf wil beperken, dan moet je zorgen dat je eindgebruikers makkelijk bij de informatie kunnen komen die ze nodig hebben. Ze moeten jou kunnen bereiken als ze zelf het antwoord niet kunnen vinden. Je zorgt ervoor dat je interne klanten weten waar ze de service kunnen vinden, door een one-stop-shop te creëren met je diensten- en productencatalogus voor je eindgebruikers.”
“Ook de terugkeer naar kantoor konden we faciliteren. Zo laat onze bezoekersregistratie toe om te meten hoeveel mensen er op kantoor aanwezig zijn en hoeveel plaatsen er nog vrij zijn. Maar bij een zieke kan men dankzij ons platform ook makkelijk nagaan wie er op kantoor was op de momenten dat die persoon er ook was. Zo kunnen bedrijven hun medewerkers en bezoekers gericht verwittigen en eventueel aansporen om een bepaalde periode van thuis uit te werken. Tot slot laat het systeem ook toe om werkplekken zowel voor individuen als voor teams te reserveren. We hebben daarvoor zelfs een speciale app ontworpen.”