Bedrijven die nog veel papieren documenten in omloop hebben, kunnen die documenten niet snel genoeg in een digitale workflow opnemen. Hendrik De Hertogh, General Manager van KYOCERA Document Solutions Belgium, waarschuwt er echter voor om niet blindelings te digitaliseren, maar goed na te denken over de bedrijfsnoden.
Tekst: Diederik Vandendriessche
In tijden van digitalisering en cloudprocessen lijkt de aanwezigheid van papieren documenten een overbodige ballast die zo snel mogelijk overboord moet worden gesmeten. Iedereen heeft toch de mond vol van het paperless office, niet?
Niets is echter minder waar: in de praktijk blijkt de realisatie van een volledig papiervrije kantoorinrichting een wensdroom. Printing is not dead yet. Er blijft in elk bedrijf een aanzienlijk printvolume aanwezig en dat is dan ook in een digitaal aangestuurde werkomgeving een belangrijke bedrijfsuitdaging. Papier helemaal wegdenken blijkt onmogelijk, maar wie een slimme aanpak van zijn documentbeheer hanteert, kan een grote voorsprong boeken op zijn concurrenten. De efficiëntie op de werkvloer kan door een dergelijke aanpak behoorlijk toenemen en bovendien zal ook de klantenservice een verfrissende boost krijgen.
De Hertogh ziet belangrijke troeven in de mogelijkheid om documenten intelligenter te maken: “Documenten zijn meer dan papier met zwarte inktstipjes. Ze bieden enorme mogelijkheden als basis voor logische en makkelijk hanteerbare managementsystemen, zowel in klantencontacten als voor de interne organisatie van een onderneming.
Nog niet zo lang geleden gingen die vaak het hele bedrijf rond. Digitaal kan zo’n goedkeuring nu met drie kliks in een eindfase geraken.
Die mogelijkheden liggen opvallend genoeg in de wisselwerking tussen het papieren document en de technische doorbraken van de digitale revolutie. Het komt er dan niet op neer om een digitaal document weer analoog te maken en vervolgens opnieuw te digitaliseren door te scannen. Je moet er als organisatie in slagen om stappen over te slaan. Dat is enkel mogelijk door op de documentinhoud te werken, waarmee je dat schijnbaar nietszeggende papier, een zoveelste kopie, juist intelligent kunt maken. Hierin zit de kern van een weldoordacht documentmanagement verscholen.”
Metadata
Documenten kunnen voor een organisatiestructuur pas betekenis krijgen als ze in een flow terechtkomen waarbij ze een vooraf uitgestippelde weg afleggen. Dat vereist een proactieve aanpak waarbij je als manager op voorhand goed nadenkt over de eindbestemming. De Hertogh geeft als voorbeeld de goedkeuring van facturen: “Nog niet zo lang geleden gingen die vaak het hele bedrijf rond. Digitaal kan zo’n goedkeuring nu met drie kliks in een eindfase geraken. Dan moet er wel een automatisch systeem aanwezig zijn dat de inhoud van de factuur interpreteert, de btw berekent of de leveringsdatum kan koppelen aan de afspraken die met de leverancier overeengekomen zijn…”
Een dergelijk beheersysteem kan perfect worden gerealiseerd met OCR, optical character recognition. Dat is een scansysteem dat doelgerichte ondersteuning biedt om analoge gegevens accuraat te interpreteren. Het is software die ervoor zorgt dat een gescand document wordt geïnterpreteerd op basis van zijn inhoud. De Hertogh: “Op die manier kun je papieren documenten automatisch klasseren of automatisch goedkeuren. De naam van de leverancier kan volledig gedigitaliseerd worden of kan meteen worden teruggevonden in de digitale documentenstructuur van het bedrijf. Een pdf-bestand is op zich een statisch document, maar hoeft dat niet te blijven. Door er een interpretatie aan te koppelen, kun je een bestelbon die als pdf wordt aangeleverd, bijvoorbeeld digitaal archiveren via een geïntegreerd portaal. En vervolgens kun je die dan weer op een eenvoudige manier klasseren. Je moet ervoor zorgen dat je de metadata in je pdf-file ten volle benut. Klassieke archiveringstoepassingen renderen alleen maar als je ze makkelijk kunt opzoeken via het standaard erp-systeem dat in je organisatie gebruikt wordt, bijvoorbeeld SAP. Als je een document digitaal archiveert, is het ook belangrijk dat je het volledig kunt opvolgen. Dat geeft je een competitief voordeel op verschillende domeinen.”
Meerwaarde
Het ligt voor de hand dat documenten vandaag de dag digitaal beschikbaar zijn. Maar door enkel en alleen maar dezelfde handelingen te herhalen op een digitale manier kan er weinig vooruitgang worden geboekt. Om als bedrijf een grotere toegevoegde waarde uit de digitalisering van je papieren documenten te halen, kan een interne audit soelaas bieden.
Zodra een nieuw documentbeheersysteem op volle toeren draait, merk je al snel welke nieuwe opportuniteiten zich aandienen.
“Wie een klant begeleidt vanuit de vraagstelling in hoeverre er gedigitaliseerd moet worden, moet vooral meedenken met de klant”, zegt De Hertogh. “Gaat het vooral om het digitaal ondertekenen van documenten? Of over het scannen naar de cloud? En in welke mate dient er daarvoor een multifunctioneel kopieerapparaat te worden ingeschakeld, bijvoorbeeld voor het scannen van cv’s naar een folder met alle cv’s in een HR-afdeling? De toekomstgerichte oriëntatie naar een doorgedreven digitalisering zal sowieso een veranderingstraject met zich brengen in de organisatie.”
“Als men digitaal hetzelfde wil blijven doen als in een analoge omgeving, schiet men weinig op. De meerwaarde van een nieuw documentbeheersysteem komt juist tot uiting in de wijze waarop tijd kan worden bespaard of dagelijkse handelingen zoals betalingen sneller kunnen worden gesteld.”
Vooral in de kmo-sector aarzelen ondernemingen vaak om over te schakelen naar een doorgedreven digitaal documentmanagement. De Hertogh begrijpt waar die aarzelende attitude vandaan komt, maar pleit ervoor om toch het bredere plaatje te zien: “Een nieuw documentbeheersysteem is voor een kmo financieel geen evidentie: dat heb je niet zomaar binnen een jaar terugverdiend. Maar zodra het systeem op volle toeren draait, merk je al snel welke nieuwe opportuniteiten zich aandienen: zo kun je jouw leverancier melden dat je je facturen veel sneller kunt betalen en vandaaruit is het nog maar een kleine stap om een korting af te dingen. Zo wordt je ROI tastbaar.”