Het nieuwe werken vertaalt zich zowel op vlak van HR, de manier van leidinggeven, de kantoorinrichting, IT als alle andere aspecten van een bedrijf. Het komt er dan ook op aan om de transformatie holistisch aan te pakken, maar tegelijk toch ook op maat van iedere werknemer. Koen Van Beneden en Eva De Winter delen hun visie: “COVID is een katalysator gebleken om echt in te zetten op verandering.”
Tekst: Joris Hendrickx
Welke impact heeft de coronacrisis gehad op het nieuwe werken?
Foto: David Plas.
Van Beneden: “COVID is niet de hoofdreden waarom er heel wat zaken moeten worden veranderd. Die nood was er voordien ook al. Zo merkten we bij onze ‘Office of the Future Experience Tour’ in 2019 al dat er veel interesse was, maar er was toen nog geen gevoel van urgentie. COVID is in die zin een katalysator geweest. Het heeft bedrijven waardevolle lessen geleerd. Zij zijn nu meer dan ooit gaan beseffen dat sommige dingen beter kunnen.”
“Een goed voorbeeld is de les dat veel mensen niet meer noodzakelijk voor alles ter plekke aanwezig moeten zijn op het kantoor of bij klanten. Dat is niet enkel beter voor de efficiëntie, ook op het vlak van stressreductie en mobiliteit vallen er winsten te rapen. Omgekeerd hebben de lockdowns ons geleerd dat bepaalde punten zeker niet mogen worden meegenomen naar de toekomst. Ik denk daarbij aan het sociaal isolement of virtuele meetings die niet voor elke gelegenheid even geschikt zijn. Er is gebleken dat het kantoor op dat vlak wel degelijk een belangrijke rol speelt.”
In plaats van een koffiehoek of keukentje ergens achterin te verstoppen, zullen deze bij ons een centrale plaats krijgen.
Welke uitdagingen komen daarbij kijken?
De Winter: “Zeker voor bedrijven die hier voor COVID helemaal nog niet mee bezig waren, is het allesbehalve evident. Er is een andere mindset nodig waarbij je als werkgever voor een stuk de controle uit handen durft te geven. Dat vereist een andere manier van leidinggeven en dus een paradigmashift bij managers.”
“De vraag is nu in welke mate we zullen terugkeren naar de oude situatie van voor COVID. Ik ben er alvast van overtuigd dat bedrijven het anders zullen moéten doen. Voor zowel medewerkers als sollicitanten is flexibiliteit een erg belangrijke factor. Mensen hebben behoefte aan autonomie en beseffen dat ze de tijd die ze normaal in de file verloren veel productiever kunnen invullen.”
Welke verschillen zien jullie ontstaan tussen bedrijven?
De Winter: “Er zal een gedeeltelijke correctie komen, waarbij bedrijven de nieuwe situatie voor een stuk zullen terugschroeven, maar nooit volledig. Zo zullen de meeste mensen verwachten dat men enkele dagen terug naar kantoor komt, en voor de andere dagen de vrije keuze heeft. Voltijds op kantoor werken, zal zeldzaam worden. Voor ieder bedrijf wordt dat maatwerk, want iedere situatie, cultuur en werkomgeving zijn anders.”
We vinden het belangrijk dat mensen zelf kunnen kiezen hoe ze deelnemen aan een vergadering. Een deel van de deelnemers zal dus fysiek aanwezig zijn en een ander deel virtueel. Uiteraard moet de infrastructuur hieraan aangepast zijn.
Van Beneden: “Bij het begin van de pandemie hadden bedrijven met een cultuur die sterk gestoeld was op vertrouwen het veel gemakkelijker. Nu iedereen terug naar kantoor mag komen, ontstaan er andere verschillen. Sommige bedrijven verplichten hun werknemers om terug te komen, andere geven hun zelf de vrije keuze. Maar de meeste bedrijven zullen hybride gaan werken en de keuze deels aan hun werknemers laten.”
Hoe zal het kantoor van de toekomst worden ingericht?
Van Beneden: “Het is niet realistisch om te denken dat men enkel nog voor meetings en om samen te werken naar kantoor zal komen. Een dag bestaat nu eenmaal uit meerdere taken. Men zal de dagen op kantoor bij voorkeur dus wel zoveel mogelijk vullen met meetings en om samen te werken, maar de werkplek moet alle types van activiteiten blijven ondersteunen.”
“We kunnen al die activiteiten best samenvatten met acht C’s: connecteren, coachen, cocreatie, communicatie, cultuur, celebration, candit meetings en concentratie. Een kantoor zal dus hoofdzakelijk moeten worden gebouwd rond het ontmoeten van elkaar, maar het zal ook een werkruimte blijven. Je moet je er als bedrijf goed bewust van zijn wat je mensen op kantoor komen doen en hoe je je kantoor daar optimaal voor kan inrichten.”
“Bij HP zijn we momenteel alvast bezig met de inrichting van een zone waar mensen elkaar terug spontaan kunnen tegenkomen. In plaats van een koffiehoek of keukentje ergens achterin te verstoppen, zullen deze een centrale plaats krijgen.”
“Daarnaast denken we hard na over wanneer en op welke manier we zullen vergaderen. Meestal is de consensus dat we mensen zelf zullen laten kiezen hoe ze deelnemen. Het zal dus mogelijk zijn dat een deel van de deelnemers fysiek aanwezig is en een ander deel virtueel. Dan is het uiteraard belangrijk om hiervoor ook de gepaste infrastructuur te voorzien waardoor alles natuurlijk zal aanvoelen.”
De culturele transformatie gaat gepaard met een technologische transformatie én een andere inrichting van het kantoor.
Welke rol kan IT hierin spelen?
Van Beneden: “Bij onze ‘Office of the Future Experience Tour’ in 2019 merkten we dat veel bedrijven de brug aan het maken waren tussen HR, IT, facilities en zelfs de CEO. Vanuit onze achtergrond kunnen wij bijdragen op het vlak van IT, terwijl Eva dat kan doen vanuit het HR-aspect. Met onze inspiratiesessies willen we bedrijven alvast ideeën aanreiken en de weg tonen.”
“De culturele transformatie gaat immers ook gepaard met een technologische transformatie én een andere inrichting van het kantoor. Het komt erop aan om het holistisch aan te pakken en de ingrepen die je doorvoert dus zeker niet eenzijdig te bekijken. Tegelijk zal het voor ieder bedrijf en zelfs iedere werknemer maatwerk zijn.”
Ben je op zoek naar inspiratie om de hybride werkplek een duwtje in de rug te geven? Op hybridworkplace.be werden allerlei informatie, whitepapers en video’s gebundeld. Bovendien kan je er zelf een inspiratiesessie aanvragen.
