Veel bedrijven vinden het lastig om hun documentstromen in kaart te brengen. Het Belgische IT-bedrijf Diasbytes uit Oudenaarde is gespecialiseerd in cloud documentmanagement en stelt ondernemingen in staat hun efficiëntie te verhogen, terwijl ze tegelijk voldoen aan wet- en regelgeving.
Roy Van den Heede
CEO Diasbytes
Efficiënt en compliant werken
Diasonline, het cloudplatform van Diasbytes, helpt bedrijven van alle groottes en sectoren om hun papierstromen onder controle te krijgen. “Sinds een jaar focussen we sterk op compliancy. We mikken daarbij op een brede resem toepassingsgebieden. De sterkte van ons platform is dat het inzetbaar is in eender welke sector, voor eender welk type onderneming. Enkele klinkende namen uit ons klantenbestand zijn Pioneer, Eurofins, Reynaers Aluminium en Monument Insurance”, zegt CEO Roy Van den Heede.
Diasbytes profileert zich als een jong en modern bedrijf dat de uitdagingen van de huidige markt begrijpt. De focus ligt op het automatiseren van processen, zodat klanten voldoen aan Europese richtlijnen en zich kunnen concentreren op hun core business. “We bieden bedrijven een platform om documenten en gegevens te verzamelen, beheren en delen, zowel voor, tijdens als na hun interne processen,” legt Roy uit.
Met Diasonline krijgen klanten een totaalpakket met alle technologische mogelijkheden voor veilig en gestructureerd documentbeheer. “Workflow-automatisaties en intelligente documentverwerking op basis van artificiële intelligentie behoren tot de eindeloze lijst van mogelijkheden.”
De pijnpunten zijn duidelijk: onbeheersbare volumes, versnipperde informatie en onvindbare documenten. “In essentie hebben onze klanten een oplossing nodig die hen helpt deze overvloed aan informatie te structureren, te centraliseren en toegankelijk te maken, in lijn met hun strikte kwaliteitsbeleid”, haalt Roy aan.
De sterkte van ons platform is dat het inzetbaar is in eender welke sector, voor eender welk type onderneming.
Sectoroverschrijdend succes
Het soort klanten dat op Diasonline beroep doet, is erg divers. “Naast de wereld van financiën en verzekeringen (o.a. Monument Insurance), worden we eveneens ingezet in de industrie- (o.a. Welda, Grandeco, Reynaers), transport- (o.a Lux Logistics), automobiel- (o.a Volkswagen D’Ieteren Finance, Garage Felix en Volvo Van Kasteren) en voedingssector (o.a. Kipco Damaco en Algist). Ook in de bouwsector is compliancy een must. Zo kunnen we een grote meerwaarde betekenen bij het automatiseren van alle documentenstromen in een Post Interventie Dossier.”
“Bedrijfsprocessen kunnen vertraging oplopen, vastlopen of zelfs mislukken als gevolg van inefficiënte verzameling en uitwisseling van gegevens. Documenten worden op diverse locaties opgeslagen en niemand die weet wat de meest up-to-date versie is. Door gebruik te maken van onze technologie bespaar je heel wat tijd. Je zoekt niet alleen op documentnaam maar ook op de inhoud van documenten en je hebt steeds de juiste versie ter beschikking”, laat Roy nog weten.
Aangezien operationele verbeteringen vaak stelselmatig gebeuren binnen een onderneming, is een grote troef dat bedrijven stap voor stap kunnen groeien met de software. “Zo kan het dat een onderneming start met het gebruik van Diasonline om binnen hun financiële afdeling te voldoen aan de Peppol wetgeving om in een latere fase voor de productieafdeling de kwaliteitscontroles gestructureerd in kaart te brengen. Wie in een nog latere fase de nodige certificaten wil behalen, kan hierbij eveneens vertrouwen op onze software”, zegt Roy.
Voorbereid op de toekomst
Met de komst van Peppol en NIS2 legt Diasbytes meer dan ooit de nadruk op compliancy. Het bedrijf behaalde zelf het ISO 27001-certificaat voor informatiebeveiliging met behulp van Diasonline. “Er zijn veel spelers op de markt die een oplossing aanbieden voor Peppol, maar veelal mikken zij op kleinere of hooguit middelgrote ondernemingen, die al een Belgisch of Europees boekhoudpakket gebruiken”, vertelt Roy. “Pakweg Belgische dochterbedrijven van Amerikaanse multinationals vallen dan al vaak uit de boot. Daar komen wij in beeld, door een oplossing aan te bieden dat tussen hun eigen boekhoudpakket en het Peppol-netwerk komt te staan. Hierdoor kunnen deze ondernemingen hun facturen versturen op de door hen gebruikelijke manier maar zijn ze alsnog volledig compliant.”
Naast Peppol is ook NIS2, de Europese richtlijn rond cybersecurity een belangrijk aandachtspunt. “De impact daarvan wordt momenteel nog door veel bedrijven zwaar onderschat, zo ook op vlak van document management. Verder is er nog maar weinig over gekend binnen de Belgische bedrijven,” aldus Roy.
“Ik sprak laatst met een CEO van een vrij groot bedrijf die dacht dat het met Peppol wel niet zo’n vaart zal lopen. Die mens gaat binnenkort ruw ontwaken.” (lacht) “De boete voor het niet-gebruik van Peppol mag dan wel meevallen, 5.000 euro, als je je laars lapt aan NIS kan je boete krijgen van maximaal € 10 miljoen of 2% van de totale wereldwijde jaaromzet, afhankelijk van welk bedrag hoger is. Dat kan heel erg pijn doen.”
Volgens Roy zien veel bedrijven Peppol als een typisch voorbeeld van Europese regelneverij. “Als we nu door de zure appel bijten, zijn we over enkele jaren koploper, en komen andere continenten naar onze technologie kijken om het probleem bij hen op te lossen.”, concludeert hij.
