Thuiswerken, kantoren waar je een bureau moet reserveren en vergaderingen die enkel nog virtueel doorgaan: in het postcoronatijdperk zijn dit soort zaken de nieuwe norm. Hoe faciliteer je al deze nieuwe bewegingen? Welke technologie komt hierbij kijken? En hoe kan die technologie helpen om toch voeling te houden met je werknemers?
Wim De Bal
Account Manager DOBIT
Samuel Caudenberg
Solution Manager DOBIT
Bij DOBIT, een familiebedrijf uit Olen, denken ze veel na over dat soort vragen. “DOBIT – goed voor een vijftigtal werknemers – bedient twee grote klantensegmenten”, zegt Account Manager Wim De Bal. “Voor de retailsector zetten we digitale technologie en schermcommunicatie in voor meer beleving en communicatie naar hun klanten. Voor corporates zetten we deze digitale technologieën in binnen het bedrijf. We voorzien bijvoorbeeld videowalls, LED-schermen, digital signage en audiovisueel materiaal. Allemaal zaken waarmee we de communicatie (intern of extern) optimaliseren.”
Workplace experience platform
“Daarnaast zijn we ook partner van Appspace”, pikt Solution Manager Samuel Caudenberg in. “Dat is een softwareplatform dat alle noden van de corporate werkomgeving inlost. Naast digital signage en workplace experiences vormt ook workplace management hiervan een belangrijk onderdeel. Denk hierbij aan room- en deskbooking, een kiosk voor bezoekersregistratie en way-finding. Via fysieke schermen of kiosken kunnen bezoekers zich registreren in een bedrijf, krijgen ze een plattegrond en krijgt hun contactpersoon meteen een melding van hun komst. Of een werknemer kan via de tool een bureau of vergaderzaal reserveren. Hij weet meteen waar hij zit, waar zijn naaste collega’s zitten en welke ruimtes al dan niet beschikbaar zijn.”
Verbluffende resultaten
“De communicatietools die Appspace bevat, werken zowel op kantoor, op de pc’s van de mensen die thuis werken als via een App op de mobiele telefoon” vervolgt Caudenberg. “Dat verhoogt de betrokkenheid van degenen die niet fysiek op kantoor zitten, boost hun engagement en laat absenteïsme afnemen. Naar die effecten zijn ook al heel wat onderzoeken gedaan en de resultaten zijn verbluffend. Bedrijven die sterk inzetten op interne communicatie zien bijvoorbeeld een productiviteitsstijging van 14% à 17%, een absenteïsme dat met 41% afneemt en daardoor een 23% hogere winstgevendheid.”
Bedrijven die sterk inzetten op interne communicatie zien een sterke daling van het absenteïsme, wat resulteert in een stijging van de productiviteit en winstgevendheid.
Het nieuwe werken in de praktijk
Bouwmaterialenfabrikant Etex is bijvoorbeeld een van de bedrijven die hun bedrijfssite door DOBIT onder handen liet nemen. “Tijdens Covid werden de medewerkers naar huis gestuurd, maar ook postcovid bleef thuiswerken er de norm”, legt De Bal uit. “Hun oude gebouw staat er nog, maar de binnenkant werd volledig omgevormd. Deze bestaat nu uit 26 vergaderzalen die met state-of-the-art-technologie werden uitgerust. Etex heeft nu een ratio van 0,7 werkplekken per werknemer. Dat is voldoende omdat een groot deel van de mensen kan thuiswerken. Als ze toch naar kantoor willen komen, boeken ze simpelweg in enkele klikken een bureau via de employee app. Het hele platform draait in de cloud, je betaalt dus naargelang je noden én je kunt heel gemakkelijk schalen.”
De intrede van AI
Het is een fascinerende beweging waarvan we het laatste nog niet gezien hebben, zegt Caudenberg. “In de komende jaren zal interne en externe communicatie almaar belangrijker worden om de betrokkenheid van de werknemer te vergroten. Steeds vaker zullen digitale platformen ingezet worden om werknemers dichter bij elkaar te brengen en te laten connecteren. Vandaag wordt daarvoor ook al een beroep gedaan op artificiële intelligentie, maar de rol daarvan zal in de toekomst alleen maar groter worden. We zien dat ook Appspace sterk inzet op AI en dit voortdurend blijft ontwikkelen. Het wordt bijvoorbeeld steeds meer ingezet om zelf content te maken die je op je schermen gaat vertonen. Titels, beelden, banners en zelfs complete artikels over je bedrijf kunnen door AI gemaakt worden. Je kan zelfs de toon van die communicatie met een druk op de knop aanpassen. Wil je je boodschap heel vriendelijk verpakken? Of mag het net wat dwingender? AI doet het voor jou.”
“Het gaat zelfs nog een stapje verder”, voegt De Bal toe. “AI zal ook analyses kunnen uitvoeren over het sentiment dat er heerst over je bedrijf bij je werknemers. Komen ze nog graag naar kantoor? Staan ze positief of negatief tegenover je bedrijf? Dat zijn natuurlijk cruciale zaken die je als management graag wil weten.”
